V cloudu pracující textový editor od Googlu má řadu výkonných funkcí, o kterých možná nevíte. Nejste sami. Mnoho lidí využívá Google dokumenty prakticky jen k psaní a odhalení do té doby neznámých funkcí dokáže opravdu příjemně překvapit.
Cloudová služba Google dokumenty vůbec není novinkou. Vždyť nedávno oslavila již své 15. narozeniny. Během své éry se stala skvělým pomocníkem nejen běžných uživatelů, ale také firemních. Služba obsahuje řadu užitečných funkcí, s jejichž pomocí lze vytvářet dokumenty kdykoli a přitom to nestojí ani cent. S pomocí „neznámých“ funkcí se můžete stát mistrem při tvorbě jakýchkoli dokumentů. Pojďme si některé z nich představit.
„Rychlý dokument“
Pokud se předem přihlásíte svým Google účtem a potom do příkazové řádky jakéhokoli internetového prohlížeče zadáte adresu „doc.new“ a stisknete enter, zobrazí se ve službě Google nový dokument. Adresa „doc.new“ je nejrychlejší cestou k psaní.
Psaní hlasem
Neuronové sítě počítačů, umělá inteligence a strojní učení kráčejí mílovými kroky směrem k metám, které byly ještě nedávno v teoretických rovinách. Jako důkaz můžeme zmínit skvělou funkci Google dokumentů a to „psaní hlasem“. Člověk někdy nemá čas ani chuť psát prostřednictvím klávesnice. Může však k psaní využít svého hlasu. Opět stačí přejít na adresu doc.new, kliknout v aplikaci na Nástroje a vybrat volbu Hlasové zadávání. Poté, co autorizujete používání mikrofonu touto aplikací a kliknutím na ikonu mikrofonu spustíte nahrávání, můžete začít s diktováním. Zadávat lze také čárky, otazníky a vykřičníky (stačí vyslovit) – nebo požádat o nový odstavec, o zvýraznění písma, atp. Nástroj je připraven i na toto. Zajímavost – většinu neslušných slov Google automaticky „vyhvězdičkuje“. Speciální hlasové příkazy jsou k dispozici pouze v angličtině. Například „Select paragraph“, (Vybrat odstavec), „italics“ (kurziva) nebo „Go to the end of the line“ (Přejít na konec řádku).
Revize a diskuse
Pokud ve vámi napsaném textu označíte libovolné slovo nebo jen část a v menu vyberete Vložit -> Přidat komentář, zobrazí se dialogové okno s vaším avatarem a možností přidat komentář – například tak můžete nějakou část textu okomentovat, nebo tímto způsobem zrevidovat i cizí text. Tento systém nabízí jednoduchý způsob, jak diskutovat o textu v dokumentu, aniž by se v něm prováděly nějaké změny. Vždy samozřejmě případně můžete využít režimu úprav – revizi. Musíte kliknout na Zobrazit -> Režim -> Úpravy.
Funkce pro porovnání dokumentů
Tak jako ve Windows, i v dokumentech Google existuje možnost vrátit se zpět v čase, tedy například i k dřívější verzi souboru. Google dokumenty zaznamenávají změny v průběhu času. Klikněte na Soubor -> Historie verzí -> Pojmenujte aktuální verzi. Tím se postaráte o to, že zachováte pojmenovanou verzi dokumentu v aktuálním časovém okamžiku. Případně máte možnost přistupovat k automaticky uloženým verzím vašeho dokumentu (Soubor -> Historie verzí -> Zobrazit historii verzí).
Google vám pomůže i tehdy, když se k vám dostanou dva dokumenty bez zaznamenané historie. Změny odhalíte snadno prostřednictvím funkce porovnání dokumentů. Google dokumenty, tak jako například Word, mohou porovnat aktuální dokument s jiným. Klepněte na Nástroje -> Porovnat dokumenty. Vyberte jiný dokument, upravte uživatelské jméno, se kterým chcete porovnat rozdíly (v případě potřeby), a potom klepněte na tlačítko Porovnat. Zobrazí se výzva k otevření třetího, nově vytvořeného dokumentu se zvýrazněnými rozdíly. Tato funkce se objevila loni a zřejmě velmi ztíží práci plagiátorů.
Smart chip alias chytré menu
Super funkce, která se také objevila nedávno. Otevřete si nový dokument a napište znak zavináče (AltGr+v), tedy @. Jakmile tak učiníte, zobrazí se kontextové okno s chytrým menu (firma to nazývá čip). Umístěním ukazatele myši na chytrý čip zobrazíte informace a navrhované aktuálně dostupné akce. Tímto způsobem lze přidat informace o ostatních uživatelích s e-mailovou adresou, dokumentech, tabulkách a prezentacích Google či událostech Google kalendáře. Když v chytrém čipu zmíníte jiného uživatele, automaticky tím nezíská přístup k vašemu dokumentu – to se stane tehdy, pokud dokument sdílíte. Po umístění kurzoru myši v případě vložení dat máte možnost den změnit a provádět další úpravy. Upravovat lze i vložené nadcházející události z kalendáře.
Doplňky rozšíří funkčnost
I za doplňky Google dokumentů se skrývá prosperující „ekosystém“ třetích stran – stačí kliknout na volbu Doplňky. S jejich pomocí máte možnost vkládat matematické rovnice, nejrůznější tabulky nebo dokonce hudební noty. Další doplňky vám pomohou zjednodušit podepisování, organizovat citace, spravovat sloučení a tisknout obálky a štítky.
Stáhnout dokument je možné ve vybraných formátech
K ukládání používají Google dokumenty svůj vlastní formát. Zároveň je však možné dokument kdykoli stáhnout, a to rovnou v několika jiných formátech. K dispozici je jak DOCX, tak ODT, ale například také RTF, PDF či EPUB (určený pro elektronické čtečky) nebo internetový HTML. Klepněte na Soubor -> Stáhnout jako a vyberte formát.
Publikování na internetu
Google dokumenty je umí nejen vytvořit, ale také rovnou publikovat. Tím dokument zpřístupní komukoli s přístupem na internet. Ale pozor, je to něco jiného než v případě, že použijete funkci sdílet. Klikněte na Soubor -> Publikovat na webu a následně na Publikovat. Zobrazí se unikátní odkaz. Všechny změny, které provedete v původním dokumentu, se projeví také v publikované verzi. Chcete-li soubor z internetu odstranit, musíte jej přestat publikovat.
Překládání textů
Perfektní funkce je zde pro všechny, kteří pracují s cizojazyčnými dokumenty/texty. Pokud máte text v cizím jazyce nebo jej do něj potřebujete převést, můžete využít funkci pro strojový překlad (Nástroj -> Přeložit dokument a vyberte jazyk). Na standardní, běžné použití jsou výsledky uspokojivé. Nástroj využívá další službu Google, a to sice Google překladač.
Sledování aktivity týmu
Tato funkce je vhodná pro firmy nebo týmy, které spolupracují na jednom dokumentu – v případě, že potřebujete zjistit, kdo se na něj podíval nebo jej změnil. Máte tak přehled o aktivitách v něm. Využívat ji můžete jen tehdy, pokud už s vámi někdo s pracovním nebo školním účtem sdílí soubor. Toho, kdo historii uvidí, lze přitom nastavit, tedy omezit.
Zatímco Google dokumenty poskytují nejplnohodnotnější prostředí v internetových prohlížečích na počítačích, tak i mobilní aplikace pro Android a iOS umožňují prohlížet, upravovat a spolupracovat na dokumentech z telefonů a tabletů. Pokud pracujete v prohlížeči nebo na mobilním zařízení a ocitnete se offline, provedené změny budou synchronizovány při dalším připojení k internetu.
Foto: Google, autor